Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst. Hier steht, welche Daten wir auf dieser Website, in unseren Anwendungen und in der Hausverwaltung verarbeiten, wozu und welche Rechte Sie haben (Art. 13 und 14 DSGVO).

Verantwortlicher

Verantwortlich ist:

Helmut Greuel e. K. Hausverwaltungen
Inhaber: Leif Erik Lorenzen
Pflügerstraße 61
12047 Berlin
Telefon: 030 / 623 30 41
E-Mail: info@hv-greuel.de

Für Fragen zum Datenschutz schreiben Sie bitte an info@hv-greuel.de, Stichwort „Datenschutz“, oder an die Postanschrift. Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen, weil bei uns weniger als 20 Personen ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten (§ 38 BDSG).

Besuch dieser Website

Hosting. Die Website liegt bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, auf Servern in Deutschland. Mit IONOS haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Server-Protokolle. Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite. Wir brauchen das, um die Seite sicher und stabil auszuliefern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). IONOS kürzt die IP-Adresse in den Protokollen und löscht sie spätestens nach acht Wochen.

Einwilligung und Cookies. Beim ersten Besuch fragt ein Hinweis, welche der unten genannten Dienste Sie zulassen. Ohne Ihre Zustimmung werden sie nicht geladen. Ihre Wahl speichern wir in Ihrem Browser; das ist technisch nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können sie jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ ändern. Rechtsgrundlage für die Dienste ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Besucherstatistik (IONOS SiteAnalytics). Mit Ihrer Einwilligung sehen wir, welche Seiten wie oft aufgerufen werden. Die Statistik arbeitet ohne Cookies, kürzt die IP-Adresse sofort und erstellt keine Profile einzelner Besucher. Die Daten bleiben bei IONOS und werden nicht weitergegeben.

Übersetzung (IONOS Website-Übersetzer). Mit Ihrer Einwilligung können Sie die Seite in eine andere Sprache übersetzen lassen. Dazu werden der Text der Seite und Ihre IP-Adresse an den Übersetzungsdienst übertragen, den IONOS dafür einsetzt.

Karten (Google Maps). Mit Ihrer Einwilligung zeigen wir eine Karte von Google Maps (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei erhält Google Ihre IP-Adresse und weitere technische Angaben; eine Übermittlung in die USA ist möglich. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Kontaktformular. Was Sie in das Formular eingeben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht), erhalten wir per E-Mail und nutzen es nur, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag betrifft, sonst unser berechtigtes Interesse an der Antwort (lit. f). Wie lange wir die Nachricht aufbewahren, steht unter „Speicherdauer“.

Kontakt per E-Mail, Telefon oder Post

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um ein Miet- oder Verwaltungsverhältnis geht, sonst unser berechtigtes Interesse an der Antwort (lit. f).

Unsere E-Mails laufen über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin). Mit Microsoft haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Daten liegen in Rechenzentren in der EU. Bitte senden Sie uns besonders schutzwürdige Unterlagen (zum Beispiel Ausweiskopien) nur, wenn wir darum bitten.

Unsere Anwendungen für Beschäftigte

Unter erp.hv-greuel.de, zeit.hv-greuel.de und protokoll.hv-greuel.de sowie in den Apps „HV Zeit“ und „HV Protokoll“ betreiben wir eigene Anwendungen: die Verwaltung, die Zeiterfassung, die Protokolle zu Wohnungen und das Einreichen von Belegen. Anmelden können sich nur unsere Beschäftigten; für sie gibt es eine eigene, ausführliche Information. Die Apps werden nicht öffentlich angeboten; Beschäftigte laden sie über den App Store von Apple oder über Google Play, für die deren eigene Datenschutzbestimmungen gelten.

Anmeldung. Die Anmeldung läuft über das Microsoft-365-Konto der Hausverwaltung (Microsoft Entra ID). Dabei erfahren wir Ihren Namen, Ihre dienstliche E-Mail-Adresse und eine Kennung Ihres Kontos. Ein eigenes Passwort speichern wir nicht.

Sitzungscookie. Nach der Anmeldung setzen wir ein Cookie, das Sie für höchstens 12 Stunden angemeldet hält. Es ist technisch nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und enthält nur eine zufällige Kennung. In den Apps hält Sie stattdessen ein Anmeldeschlüssel angemeldet, der im geschützten Speicher Ihres Handys liegt. Werbe-, Statistik- oder Tracking-Werkzeuge setzen wir in den Anwendungen nicht ein. Gespeicherte Einstellungen zur Darstellung bleiben nur in Ihrem Browser.

Daten auf dem Handy. Die App „HV Protokoll“ speichert auf dem Handy nur, was für einen Termin mitgenommen wurde, und das verschlüsselt und nur in der App zugänglich. Sobald unser Server die Daten bestätigt hat, löscht die App sie auf dem Handy. Die App verlangt nur Zugriff auf die Kamera. Ist ein Handy verloren, können wir die Anmeldung aus der Ferne beenden.

Belege. Beschäftigte können Belege über Auslagen in der App „HV Protokoll“ fotografieren und einreichen. Wir verarbeiten das Bild des Belegs, die Angaben dazu und den Namen der einreichenden Person und übermitteln sie zur Buchhaltung und zur Erstattung an Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG). Die Bilder löschen wir auf unserem Server 90 Tage nach Abschluss des Belegs; für die Belege in der Buchhaltung gelten die Fristen unter „Speicherdauer“.

Server und Sicherung. Die Anwendungen laufen auf eigenen Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) im Rechenzentrum Falkenstein in Deutschland; Fotos und Dokumente liegen im Speicher von Hetzner in Deutschland. Verschlüsselte Sicherungen liegen bei Hetzner in Helsinki (Finnland). Mit Hetzner haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Zugriffe auf die Anwendungen protokollieren wir ohne IP-Adresse. Technische Fehlerprotokolle des Servers sind in ihrer Größe begrenzt und werden laufend überschrieben.

Rechtsgrundlage. Für Beschäftigte ist das die Durchführung des Arbeitsverhältnisses und, bei der Zeiterfassung und den Belegen, die gesetzlichen Pflichten zur Aufzeichnung und Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, § 26 BDSG). Welche Daten die Anwendungen über Mieter, Eigentümer und Dienstleister führen, steht im nächsten Abschnitt.

Mieter, Eigentümer, Interessenten und Dienstleister

Wir verwalten Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten im Auftrag der Eigentümer. Vermieter ist der jeweilige Eigentümer. Für die Daten, die wir dabei verarbeiten, sind wir selbst verantwortlich; den Eigentümern geben wir nur weiter, was ihr Objekt betrifft. Wir verarbeiten nur, was für die Verwaltung nötig ist.

Mieter: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Mietvertrag, Miete und Zahlungen, Bankverbindung, Verbrauchswerte, Schriftverkehr und Meldungen zu Schäden. Wir brauchen sie, um den Mietvertrag durchzuführen, Miete und Nebenkosten abzurechnen, das Haus instand zu halten und die Wohnungsgeberbestätigung auszustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, bei offenen Forderungen unser berechtigtes Interesse (lit. f).

Abnahme und Übergabe der Wohnung: Bei Vorabnahme, Abnahme, Nachabnahme und Übergabe erstellen wir ein Protokoll. Es enthält die Namen der Mieter und weiterer Anwesender (zum Beispiel Bevollmächtigter), die Unterschriften, Fotos aus der Wohnung, Zählerstände und die übergebenen Schlüssel. Wir fotografieren den Zustand von Räumen, Bauteilen und Zählern, nicht Ihre persönlichen Gegenstände. Wir brauchen das Protokoll, um den Zustand der Wohnung bei Rückgabe und Übergabe festzuhalten und das Mietverhältnis abzuwickeln. Die Beteiligten und der Eigentümer erhalten das Protokoll. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und unser berechtigtes Interesse, den Zustand der Wohnung nachweisen zu können (lit. f).

Eigentümer: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, Verwaltungsvertrag und Abrechnungen. Wir brauchen sie, um den Verwaltungsvertrag durchzuführen, abzurechnen und auszuzahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Mietinteressenten: Name und Kontaktdaten, nach der Besichtigung die Angaben aus Ihrer Selbstauskunft und die Unterlagen, die Sie uns geben. Wir brauchen sie, um Besichtigungen zu vereinbaren und Mieter auszuwählen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vor Vertragsschluss).

Handwerker und Dienstleister: Name, Firma, Kontaktdaten, Bankverbindung, Aufträge und Rechnungen. Wir brauchen sie, um Aufträge zu vergeben und Rechnungen zu prüfen und zu bezahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Mietinteressenten und Bonität. Unterlagen zur Bonität fragen wir erst ab, wenn Sie nach der Besichtigung Interesse an der Wohnung haben. In einzelnen Fällen holen wir mit Ihrem Wissen eine Bonitätsauskunft bei einer Auskunftei ein. Dazu übermitteln wir Name, Anschrift und Geburtsdatum und erhalten Angaben zu Ihrer Zahlungsfähigkeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vor Vertragsschluss) und unser berechtigtes Interesse, vor der Vermietung das Ausfallrisiko einzuschätzen (lit. f). Kommt kein Mietvertrag zustande, löschen wir Ihre Angaben spätestens sechs Monate danach.

Für Ablesung und Abrechnung von Heizung und Wasser geben wir Verbrauchsdaten und Zählerstände an den jeweiligen Messdienst. Zahlungen laufen über die Bank des Objekts. Wenn Sie uns einen Schaden melden, geben wir Name und Kontaktdaten an den beauftragten Handwerker, damit er einen Termin mit Ihnen vereinbaren kann.

Empfänger, Drittländer und Speicherdauer

Empfänger. Wir geben Daten nur weiter, wenn es für die Verwaltung nötig ist oder ein Gesetz es verlangt:

an die Eigentümer des jeweiligen Objekts,
an Handwerker, Messdienste, Versorger und Versicherungen, soweit sie für das Objekt tätig sind,
an Banken für Zahlungen und Lastschriften,
an unsere Steuerberater für die Buchhaltung der Eigentümer,
an Lexware Office (Haufe-Lexware) für unsere eigene Buchhaltung und die Erstattung von Auslagen an Beschäftigte,
bei Mietinteressenten in Einzelfällen an eine Auskunftei,
an Rechtsanwälte, Inkassounternehmen, Gerichte und Behörden, wenn wir Forderungen durchsetzen oder dazu verpflichtet sind,
an Dienstleister, die für uns Server, E-Mail und Software betreiben. Sie sind über Verträge zur Auftragsverarbeitung gebunden.

Drittländer. Wir übermitteln Daten nicht gezielt in Länder außerhalb der EU. Die Muttergesellschaft von Microsoft sitzt in den USA; ein Zugriff von dort ist daher nicht völlig auszuschließen. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer. Wir speichern Daten, solange das Miet-, Verwaltungs- oder Auftragsverhältnis läuft. Danach bewahren wir sie auf, solange Gesetze es verlangen oder Ansprüche noch geltend gemacht werden können:

Bücher, Abrechnungen und Jahresabschlüsse: zehn Jahre,
Buchungsbelege: acht Jahre,
Geschäftsbriefe: sechs Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO),
übrige Unterlagen, auch Protokolle zu Abnahme und Übergabe mit Fotos und Unterschriften: bis zum Ende der Verjährung, in der Regel drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Verhältnis endet; länger nur, solange eine Auseinandersetzung darüber läuft.

Danach löschen wir die Daten, auch in unseren Sicherungen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Eine Nachricht an die oben genannte Adresse genügt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, außer wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder brauchen sie, um Rechtsansprüche durchzusetzen.

Beschwerde: Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

Pflicht zur Angabe: Für einen Miet-, Verwaltungs- oder Auftragsvertrag brauchen wir die genannten Daten; ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen oder durchführen. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall oder Profiling setzen wir nicht ein.

Stand: Oktober 2026